أعمال الإدارة :
* حصر وفحص كافة المطبوعات والدوريات وأعمال المؤتمرات والمقالات التي ترد للمكتبة الرئيسية بمركز المعلومات والتوثيق وتحديد الأبحاث التي تخص جيولوجية مصر والعلوم المرتبطة بها (أعمال منشورة) تمهيدا ً لإدخالها الحاسب الآلي .
* فحص التقارير الداخلية التي ترد تباعا ً لإدارة التوثيق بالمركز(أعمال غير منشورة)
* إعداد وتجهيز البيانات الخاصة بقواعد البيانات الجيولوجية الببليوجرافية المنشورة وغير المنشورة بإدارة الحاسب الآلي وذلك بعمل بطاقات فهرسة وصفية وتحليل موضوعي من الأبحاث التي تم حصرها وتعتبر هذه البطاقات كوحدات إدخال (مدخلات) .تشمل هذه البطاقات التحليلية الحقول الجيولوجية المختلفة التي تهم الباحثين (مؤلف-تاريخ -عنوان البحث-اسم المصدر-بيانات وصفية-اسم الناشر وتاريخ النشر-نوع المطبوع-الرقم المرجعي أو رقم التوثيق-الإتاحة-موضوعات تحليلية-مناطق-إحداثيات-أكواد المناطق طبقا ً للتقسيم الكارتوجرافي العالمي-مستخلص علمي).
* تقوم هذه الإدارة باستيفاء نماذج الاسترجاع للباحثين والمستفيدين سواء من داخل الهيئة أو خارجها ويقوم بذلك جيولوجيين ذو خبرة كبيرة بعد تحديد الهدف من هذا البحث بدقة ويتم استيفاء بيانات الاسترجاع طبقا ً لمفهوم قواعد البيانات الببليوجرافية العالمية وأسس الفهرسة الوصفية والموضوعية المقننة دوليا ً (وقد تم كتابة هذه الفقرة بالتفصيل في أعلي التقرير) .
* يتم تنفيذ نموذج الاسترجاع بإدارة الحاسب الآلي مع الاتصال بإدارة المعلومات للتنسيق حتى يتم الحصول علي المستخرجات المطلوبة من قبل المستفيد مقابل تكلفة مادية بسيطة للباحثين من خارج الهيئة .
* تجمع حزم معلومات عن الخامات الاقتصادية والصناعية: الفلزية واللافلزية ومواد البناء وأحجار الزينة المتواجدة بجمهورية مصر العربية ، وحزم المعلومات قد تكون لمنطقة واسعة مشتملة كل الثروات المعدنية المتاحة بهذه المنطقة أو تكون لخامة اقتصادية واحدة معينة .
* المشاركة في عمل الببليوجرافيات الخاصة بعلوم الأرض طبقا ً لمداخل الفهرسة الوصفية والتحليل الموضوعي المختلف (مؤلفون- مناطق - موضوعات متخصصة).
* المشاركة في إعداد النماذج التحليلية الخاصة بإنشاء قواعد المعلومات المتخصصة من استيفاء بيانات هذه النماذج لإدخالها علي الحاسب الآلي (بإدارة الحاسب الآلي) : مثل قواعد بيانات الخامات – الخريطة الميتالوجينية – أحجار الزينة ....الخ .
* المشاركة في المشروعات البحثية التي تقوم بها الهيئة داخليا ً أو بالتعاون مع جهات بحثية معينة .
* التعاون الفني مع إدارة المكتبات والتوثيق في مجال المكتبة الإلكترونية .
* تحديث قاعدة بيانات البيانات الجيولوجية باستخراج معلومات جيولوجية حديثة عن مصر غير متاحة بالتزويد من شبكة المعلومات الدولية (الإنترنت) وعمل ملف شهري لها بالمكتبة الرئيسية لخدمة الباحثين وهي متاحة علي قاعدة بيانات البيانات الجيولوجية .
الخطوات والإجراءات المتبعة في التعامل مع المستفيدين من ادارة المعلومات والاحصاء
· يتم استقبال المستفيدين (باحثين-أجانب-طلبة) بالإدارة ويتم مناقشته فيما جاء من أجله ويقوم بعد ذلك بملئ النموذج الخاص لطلب المعلومات الجيولوجية والأبحاث .
· يقوم الأخصائي (الجيولوجي) بعمل تحليل الاستفسار بلغة الحاسب الآلي ويتم مراجعة ذلك بواسطة مدير الإدارة وبعدها يتوجه الطالب إلي إدارة الحاسب الآلي لتنفيذ ذلك الطلب وطباعة الأبحاث الخاصة بالموضوع الذي جاء من أحله .
· يتم تحرير قسيمة الدفع والتي سوف يتوجة بها طالب المعلومات إلي خزينة الهيئة لدفع رسوم تلك الخدمة .
· يتسلم الطالب عناوين الأبحاث علي شكل مادة مطبوعة – بعد إحضار إيصال الدفع – وبعدها يتوجه إلي المكتبة للأستطلاع علي تلك الأبحاث وكذلك التصوير بوحدة التصوير الخاصة بمركز المعلومات .